La société ETERNALL STORIES, Société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Lille Métropole sous le numéro 931 956 262, dont le siège social est situé 87 rue du Fontenoy, 59100 Roubaix (ci-après « LA SOCIÉTÉ »), édite le site internet www.eternallstories.com. LA SOCIÉTÉ s’est engagée dans une politique de respect et de maintien de normes élevées en matière de protection des données à caractère personnel.
Dans le cadre de son activité économique, LA SOCIÉTÉ est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives à ses clients, aux visiteurs de son site internet, aux utilisateurs de sa plateforme, à ses fournisseurs à ses prospects et à son personnel.
Soucieuse de favoriser l’innovation tout en construisant une relation de confiance durable basée sur le partage de valeurs sociales responsables et le respect des personnes, LA SOCIÉTÉ a mis en place les moyens techniques et organisationnels nécessaires pour protéger les données à caractère personnel qu’elle collecte et traite.
La présente politique a pour objet de présenter les engagements pris par LA SOCIÉTÉ en matière de protection des données à caractère personnel.
Dans un souci de transparence, LA SOCIÉTÉ prend soin d’informer ses clients, utilisateurs, internautes, salariés et ses partenaires économiques de chacun des traitements qui les concernent.
LA SOCIÉTÉ se tient disponible à l’adresse suivante pour apporter toute précision nécessaire concernant sa politique de protection des données à caractère personnel : rgpd@eternallstories.com
La collecte de données à caractère personnel a notamment pour objectif une gestion optimale de ses activités et des demandes reçues sur les sites appartenant à LA SOCIÉTÉ mais également la gestion de ses relations professionnelles avec ses clients, ses fournisseurs, ses prospects et ses salariés.
Lorsque LA SOCIÉTÉ est amenée à traiter des données, elle le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre par LA SOCIÉTÉ dispose d’une finalité légitime, déterminée et explicite.
Les finalités pour lesquelles des données à caractère personnel sont susceptibles d’être traitées par LA SOCIÉTÉ sont les suivantes :
- Gestion des annonces publiées sur la plateforme de LA SOCIÉTÉ (création, vérification, diffusion, suppression etc.) ;
- Mise en relation des locataires et des bailleurs ;
- Gestion des comptes utilisateurs ;
- Gestion et le suivi des demandes de renseignements formulées ;
- Gestion et suivi des prestations de vente et de service ;
- Gestion et le suivi des candidatures transmises via le site internet ;
- Gestion de la navigation sur le site internet.
Les données à caractère personnel ne sont traitées par LA SOCIÉTÉ que si l’une des conditions suivantes est remplie :
- votre consentement aux opérations de traitement a été recueilli ;
- l’existence de notre intérêt légitime, ou de celui d’un tiers, qui justifie que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
- l’exécution d’un contrat qui nous lie à vous nécessitant que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concernée ;
- nous sommes tenus par des obligations légales et réglementaires qui nécessitent la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel concerné.
Respectueuse du droit à l’oubli, LA SOCIÉTÉ fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Pour chacun des traitements mis en œuvre, LA SOCIÉTÉ s’engage à ne collecter et traiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Lors de la passation d’une commande de services auprès de LA SOCIÉTÉ, de la création de compte client ou de compte utilisateur, de la transmission d’une demande via un formulaire de contact en ligne de LA SOCIÉTÉ, et/ou tout autre engagement contractuel avec LA SOCIÉTÉ, vous êtes informés du traitement des données à caractère personnel qui sont indispensables à la fourniture des services de LA SOCIÉTÉ.
Les données collectées par LA SOCIÉTÉ sont traitées par saisie informatique et font l’objet d’une information détaillée (nature des données collectées, finalités de traitement, durée de conservation et transfert de données) par LA SOCIÉTÉ auprès des personnes concernées.
Les données personnelles collectées sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. A l’issue de la conservation en base active des données, LA SOCIÉTÉ peut conserver les données sous forme d’archive intermédiaire lorsque cette conservation est justifiée au regard des finalités du traitement ou pour le respect d’obligations légales et règlementaires.
Les principales durées de conservation applicables aux traitements de données opérés par LA SOCIÉTÉ sont les suivantes :
- Trois mois pour les prospects à partir du dernier contact avec LA SOCIÉTÉ.
- Cinq ans pour les données relatives aux annonces publiées sur la plateforme de LA SOCIÉTÉ.
- Trois ans pour les clients à partir de la fin de la relation contractuelle avec LA SOCIÉTÉ.
- Trois mois pour les candidats à compter de la fin du process de recrutement avec LA SOCIÉTÉ, ou, avec le consentement de ces derniers, pour une durée de deux ans.
- Les données saisies sur la plateforme ETERNALL STORIES sont conservées pour toute la durée d’utilisation de la plateforme et tant que votre compte utilisateur n’est pas supprimé. En cas de suppression de votre compte utilisateur, vos données seront à l’expiration des délais de prescription applicables.
Vous pouvez demander la suppression de votre compte utilisateur et des données associées en nous contactant à l’adresse indiquée ci-après. Cependant, il existe certaines exceptions où nous pouvons refuser une demande d’effacement, par exemple, lorsque la collecte de vos données à caractère personnel est requise pour se conformer à une obligation légale ou pour établir, exercer ou défendre des réclamations légales.
- Pour les documents comptables et financiers, dix ans à compter de la fin de l’exercice comptable en question.
Cependant, il est fait exception aux durées de conservation qui précèdent dans le cas des informations nécessaires à l’accomplissement des obligations légales.
Il est également fait exception aux durées de conservation qui précèdent relativement aux traceurs, comme détaillé à l’article 5 de la présente politique.
LA SOCIÉTÉ veille à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à ce que des procédés soient mis en œuvre pour que les données inexactes soient effacées ou rectifiées.
Pour un fonctionnement optimisé, LA SOCIÉTÉ développe un site internet qui utilise des traceurs analytiques dont la finalité est la mesure de l’audience du site pour répondre à différents besoins (mesure de performances, détection de problèmes de navigation, optimisation des performances techniques ou de l’ergonomie, estimation de la puissance des serveurs nécessaires, analyse des contenus consultés). Ces traceurs sont nécessaires au fonctionnement et aux opérations courantes d’un site web.
LA SOCIÉTÉ veille impérativement à fournir aux internautes toute l’information préalable nécessaire permettant le consentement éclairé, libre, spécifique et univoque des internautes, et notamment l’ensemble des finalités distinctes de chaque traceur et l’identité des co-responsables de traitement, au sens de la délibération n° 2020-091 du 17 septembre 2020 portant adoption de lignes directrices relatives à l’application de l’article 82 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée aux opérations de lecture et écriture dans le terminal d’un utilisateur (notamment aux « cookies et autres traceurs ») de la CNIL.
LA SOCIÉTÉ n’utilise pas de traceurs sans le consentent express des personnes concernées, excepté relativement à l’usage des traceurs exemptés du recueil du consentement, à savoir :
- les traceurs destinés à l’authentification auprès d’un service,
- les traceurs conservant le choix exprimé par les utilisateurs sur le dépôt de traceurs,
- les traceurs ayant une finalité strictement limitée à la seule mesure de l’audience sur le site ou l’application pour le compte exclusif de l’éditeur, et servant uniquement à produire des données statistiques anonymes, les données à caractère personnel collectées ne pouvant être recoupées avec d’autres traitements ni transmises à des tiers.
Lorsque le consentement au dépôt de cookies a été donné, il est possible de revenir sur ce consentement à tout moment.
La durée de conservation de ces informations est limitée à 13 mois maximum et vous disposez de la fonctionnalité d’opposition à la collecte de traceurs sur votre navigateur internet.
Il vous est possible de supprimer les traceurs sur votre ordinateur via votre navigateur internet.
Ci-dessous les différentes procédures après ouverture du navigateur Internet :
Si vous utilisez Firefox :
- Cliquez sur l’icône avec 3 barres en haut à droite• Puis "Options"
- Dans l’onglet "Vie privée", cliquez sur "Supprimer des cookies spécifiques"
- Cliquez sur le bouton "Supprimer tous les cookies", ou sur "Sélectionnez les cookies désirés" et supprimer les cookies
Si vous utilisez Internet Explorer :
- Cliquez sur l’icône de la roue dentée en haut à droite
- Puis "Option internet"
- Dans l’onglet "Confidentialité", cliquez sur le bouton "Sites"
- Puis sur le bouton "Tout supprimer", ou sélectionnez les cookies désirés et "Supprimer"
Si vous utilisez Chrome :
- Cliquez sur l’icône de 3 petits points en haut à droite
- Puis "Paramètres"• Sélectionnez les "Paramètres avancés" en bas de la page-
- Paragraphe "Confidentialité et sécurité"
- Puis "Paramètre du contenu"
- Puis "Cookies"
- Sélectionnez "Affichez l’ensemble des cookies et données du site"
- Cliquez sur "Tout supprimer", ou supprimer les cookies désirés en cliquant sur l’icône de la poubelle de la ligne correspondante
Si vous utilisez Safari :
- Ouvrez Safari
- Cliquez sur Safari dans la barre des menus
- Sélectionnez "Préférences"
- Sélectionnez l'onglet "Confidentialité"
- Cliquez sur "Supprimer toutes les données de sites web" dans le champ "Cookies et autres données de sites web"
- Cliquez sur "Supprimer" pour confirmer
- Relancez Safari
LA SOCIÉTÉ accorde une importance particulière à la sécurité des données à caractère personnel.
Des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données sont mises en œuvre pour les protéger contre les intrusions malveillantes ou la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, LA SOCIÉTÉ s’assure, le cas échéant auprès des éditeurs de tels outils, qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.
LA SOCIÉTÉ met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. À ce titre, LA SOCIÉTÉ est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et/ou nécessaire.
Lorsqu’elle a recours à un prestataire, LA SOCIÉTÉ ne lui communique des données à caractère personnel qu’après lui avoir imposé le respect de ses propres principes en matière de sécurité.
De même, LA SOCIÉTÉ effectue régulièrement des audits de ses propres services ainsi que de ceux de ses prestataires, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des données.
LA SOCIÉTÉ applique des politiques d’habilitation strictes qui permettent que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
Pour accomplir les finalités pour lesquelles les données sont collectées, vos données personnelles sont communiquées au personnel de LA SOCIÉTÉ, et à ses partenaires et sous-traitants.
Lorsque LA SOCIÉTÉ a besoin de transférer des données en dehors de l’Espace économique Européen, il ne le fait que dans le cadre de dispositions spécifiques et conformes aux exigences du Chapitre V du RGPD. Ainsi, lorsque le pays tiers vers lequel les données sont transférées ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation, LA SOCIÉTÉ veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place, notamment par la conclusion de clauses contractuelles types.
Lorsque LA SOCIÉTÉ a besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne, elle ne le fait que dans le cadre de dispositions contractuelles spécifiques et conformes aux exigences des autorités de contrôles compétentes.
LA SOCIÉTÉ est particulièrement soucieuse du respect des droits des personnes concernées par les traitements de données qu’elle met en œuvre et reconnaît de ce fait l’existence des droits suivants :
- le droit à l’information et à la transparence ;
- le droit d’accès ;
- le droit de rectification ;
- le droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») ;
- le droit à la limitation du traitement ;
- le droit à la portabilité ;
- les droits d’opposition ;
- le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des données personnelles après la mort ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL à l’adresse suivante https://www.cnil.fr/fr/plaintes
LA SOCIÉTÉ reconnaît également que, sauf cas particuliers énumérés par la réglementation applicable, les personnes ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, susceptible de produire sur les personnes concernées des effets juridiques ou de les affecter d’une manière significative similaire.
LA SOCIÉTÉ est à même de répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées tout au long du traitement, et ce dans le respect des conditions et délais impartis par la réglementation applicable.
Les demandes d’exercice de droits par la personne concernée s’effectuent, sauf demandes contraires, par courrier électronique à l’adresse suivante : rgpd@eternallstories.com
À cette occasion, il pourra vous être demandé de justifier de votre identité en communiquant votre nom, prénom ou toute autre information nous permettant de vérifier votre identité tel que le numéro client ou le nom d’utilisateur.
